Türkçe Konuşulan Ülkeler Tıp Derneği olarak, 2027 yılı içerisinde gerçekleştirilmesi planlanan kongre, sempozyum ve bilimsel toplantılarımızın organizasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, profesyonel kongre organizasyon firmalarından teklif alınacaktır.
Derneğimizin 2027 yılı bilimsel faaliyetlerinin; bilimsel niteliği, katılımcı deneyimi, organizasyon kalitesi ve sürdürülebilirliği açısından yüksek standartlarda gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.
Bu kapsamda, söz konusu faaliyetlerin organizasyonunu üstlenmek isteyen firmaların aşağıda belirtilen hizmet alanlarını dikkate alarak tekliflerini Derneğimize sunmaları beklenmektedir.
Teklif Kapsamı
Organizasyon tekliflerinin, faaliyetlerin niteliğine göre aşağıdaki hizmetleri kapsaması beklenmektedir:
- Kongre ve sempozyumların genel organizasyon ve koordinasyonu,
- Bilimsel program ve konuşmacı süreçlerine organizasyonel destek,
- Kongre/sempozyum web sitesi ve çevrim içi kayıt sistemlerinin oluşturulması ve yönetimi,
- Katılımcı kayıt, danışma ve sekretarya hizmetleri,
- Konaklama ve transfer organizasyonları,
- Toplantı salonları, teknik altyapı ve görsel-işitsel sistemlerin organizasyonu,
- Sahne, ekran, ses, ışık ve diğer teknik ihtiyaçların koordinasyonu,
- Konuşmacı ve davetli yönetimi,
- Sponsorluk ve sergi alanlarının organizasyonu,
- Basılı ve dijital kongre materyallerinin hazırlanması,
- Sosyal program ve varsa gala, gezi ve benzeri etkinliklerin organizasyonu,
- Etkinlik öncesi, etkinlik süresince ve etkinlik sonrasında operasyonel koordinasyon,
- Gerektiğinde diğer organizasyon ve lojistik hizmetlerinin sağlanması.
Firmaların, yukarıdaki hizmet başlıklarını kendi organizasyon modelleri ve deneyimleri doğrultusunda detaylandırmaları ve tekliflerinde sunabilecekleri ilave hizmetleri ayrıca belirtmeleri beklenmektedir.
Tekliflerde Yer Alması Beklenen Bilgiler
Firmaların teklif dosyalarında aşağıdaki bilgileri sunmaları rica olunur:
- Firma hakkında kısa kurumsal bilgi,
- Kongre, sempozyum ve benzeri bilimsel organizasyonlara ilişkin deneyimler,
- Daha önce gerçekleştirilmiş benzer organizasyonlardan örnekler,
- Organizasyon ekibi ve görev dağılımı,
- Sunulacak hizmetlerin kapsamı,
- Organizasyon ve operasyon planı,
- Önerilen organizasyon bütçesi ve ücretlendirme modeli,
- Hizmet kalemlerine ilişkin ayrıntılı maliyetlendirme,
- Konaklama, transfer, teknik hizmetler, basılı materyaller, personel ve diğer operasyonel giderlere ilişkin fiyatlandırma,
- Sponsorluk ve sergi alanlarına yönelik öneriler ve varsa gelir paylaşım modeli,
- Ödeme koşulları,
- Teklifin geçerlilik süresi,
- Derneğe sunulması planlanan diğer hizmet ve avantajlar.
Firmaların tekliflerini hazırlarken, 2027 yılında gerçekleştirilecek faaliyetlerin sayısı, kapsamı ve katılımcı profiline göre ölçeklenebilir bir organizasyon modeli önermeleri tercih edilecektir.
Başvuru ve Tekliflerin İletilmesi
Organizasyon firmalarının teklif dosyalarını 21 Eylül 2026 Pazartesi günü saat 08.00’e kadar info@tkutd.org adresine, e-posta konu kısmına “2027 Kongre ve Sempozyum Organizasyon Teklifi” ibaresini yazarak iletmeleri rica olunur.
Teklifler, Derneğimiz tarafından; organizasyon deneyimi, hizmet kapsamı, operasyonel yeterlilik, sunulan çözümler, maliyet ve teklifin Derneğimizin ihtiyaçlarına uygunluğu gibi kriterler çerçevesinde değerlendirilecektir.
Türkçe Konuşulan Ülkeler Tıp Derneği, teklifleri değerlendirme sonucunda herhangi bir firmaya organizasyon verme veya sözleşme yapma yükümlülüğü altında değildir.
İlgilenen tüm profesyonel kongre organizasyon firmalarını teklif sunmaya davet ediyoruz.
TÜRKÇE KONUŞULAN ÜLKELER TIP DERNEĞİ
Yönetim Kurulu
Türkçe Konuşulan Ülkeler Tıp Derneği sitesinden daha fazla şey keşfedin
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
